Con carácter general, el procedimiento a utilizar en caso de indisponibilidad del sistema informático para emitir electrónicamente el borrador de albarán de circulación, será el previsto en el primer párrafo del artículo 27.4.b) del Reglamento de los Impuestos Especiales, que exige una comunicación a la Oficina Gestora previa al inicio de la circulación cada vez que se produzca la indisponibilidad.

Esta comunicación se podrá realizar por cualquier medio que permita tener constancia de la recepción. A estos efectos, será válida la comunicación remitida a través del Registro general de documentos de la Agencia Tributaria, FAX, correo electrónico, o cualquier otro medio que permita acreditar su recepción. La comunicación debe realizarse antes del inicio de la circulación, no siendo necesario que se realice presencialmente ni dentro del horario de atención al público de la Oficina Gestora.

La utilización de un registro automatizado y auditable está prevista en la norma como un sistema excepcional, en el que, por el grado de automatización de los movimientos y operaciones, y el elevado número de documentos comunicados a la Agencia Tributaria, todas las comunicaciones y presentación de documentos o información a la Administración se realicen de forma automática por los sistemas informáticos, sin intervención humana.

El registro de indisponibilidades, que en su caso se autorice debe ser un Registro automatizado, que garantice un adecuado control de los intentos de comunicación y presentación de los mensajes electrónicos así como los motivos de la indisponibilidad.

En definitiva, se considerará que reúnen las condiciones necesarias para la autorización los sistemas que cumplan, como mínimo, los siguientes requisitos:

1.- La forma de presentación de los mensajes electrónicos correspondientes al albarán de circulación y notas de entrega sea, como norma general, a través de servicios web basados en el intercambio electrónico de mensajes en formato XLM, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Orden HAC/1147/2018 de 9 de octubre.

2.- El protocolo de actuación propuesto debe incluir un mínimo de tres intentos de comunicación por vía telemática con la Agencia Tributaria, previos a la emisión del albarán de circulación de emergencia que acompañe la circulación en caso de indisponibilidad. El tiempo de espera por cada mensaje debe ser superior a 10 segundos. Transcurrido el tiempo de espera se debe reintentar el envío del mensaje, al menos en tres ocasiones.

3.- El sistema propuesto debe incluir un catálogo de errores que describan el motivo de la indisponibilidad, que serán generados de forma automática por los sistemas informáticos a través de los cuales se presenten los mensajes electrónicos a la Agencia Tributaria.

El catálogo de mensajes de error podría incluir:
– Error en las bases de datos y sistemas internos del establecimiento
– Error en las bases de datos en las que residan los servicios web de intercambios de mensajes con la Agencia Tributaria
– Error por haber superado el tiempo de espera sin haber recibido respuesta de la Agencia Tributaria.
– Error en el entorno de comunicación del establecimiento
– Error en el entorno de comunicación entre el establecimiento y la Agencia Tributaria
– Error de comunicación en el entorno de la Agencia Tributaria
– Error por corte de comunicación

4.- El motivo de la indisponibilidad no puede incluir en ningún caso la caducidad del certificado digital de firma electrónica del establecimiento, ni errores generados por incorrecta definición de los sistemas informáticos que ocasionen mensajes erróneos, no válidos o no admitidos por la Agencia Tributaria.

5.- El establecimiento debe comunicar a la Oficina Gestora cualquier modificación o actualización del catálogo de errores.

6.- El establecimiento debe generar un Informe del Registro de indisponibilidades, con una periodicidad mínima mensual, en el que se refleje la información de todos los intentos de presentación de los albaranes de circulación previos a la emisión de un albarán de emergencia.

En dicho resumen mensual se deberá reflejar:
– Identificación del intento de comunicación, con los números identificativos del mensaje que genere el sistema informático del interesado
– Código de error en la presentación
– Indicador de presentación en diferido, en su caso, del borrador de albarán.

7.- El establecimiento debe garantizar el acceso, en todo momento, al registro de indisponibilidades por parte de los Servicios de Intervención de Impuestos Especiales, y facilitar toda la información aclaratoria y justificativa de los datos registrados en dicho sistema.

Alberto Diez Gutiérrez
Departamento Impuestos Especiales
AlcosAgemes S.L.